業務効率化に役立つツール4選。選ぶポイントも解説

業務効率化に役立つツール4選。選ぶポイントも解説

業務効率化の実現には、業務に合ったツールを選ぶことが重要です。本記事ではツールを選ぶ4つのポイントを取り上げたのち、業務効率化に役立つ4種類のツールを紹介します。

業務効率化に役立つツールは、無料・有料含めて数多く公開・提供されています。無料で提供されるツールのなかにも、高い性能を持つものは少なくありません。一方で高額かつ高品質なツールでも、業務に合っていないと性能を発揮できないことに注意が必要です。

業務効率化の実現には、業務に合ったツールを選ぶことが重要です。本記事ではツールを選ぶ4つのポイントを取り上げたのち、業務効率化に役立つ4種類のツールを紹介します。

業務効率化ツールを選ぶ4つのポイント

ツールを活用し業務効率化を実現するためには、4つのポイントを押さえる必要があります。それぞれのポイントを、順に確認していきましょう。

組織の課題解決に貢献できること

業務効率化ツールは、ただ導入すれば自動的に課題を見つけ、効率アップできるツールではありません。組織の課題をしっかり洗い出したうえで、課題解決に貢献できるツールを選ぶことが求められます。必要な機能が搭載されているかという点を、重要なポイントに挙げる方も多いでしょう。

したがって業務効率化ツールの選定基準は、組織や企業により変わります。「他社で成功事例があるから、当社でも導入」といった選び方はおすすめできません。

現場の従業員が使いやすいこと

どれだけ優れたツールも、現場で使われなければ効果を発揮しません。加えて使い方が難しいと、逆に効率を下げるおそれもあります。ツールを業務効率化に役立てたいのであれば、使いやすさは必須条件です。

このため直感的に使えるなど、UIに優れたツールの選定をおすすめします。状況によってはあえて基本的な機能しか持たないツールを選ぶことも、良い方法です。もし外出先で使う従業員が多い場合は、スマートフォンからの操作性も考慮して選ぶと良いでしょう。

費用対効果に優れていること

業務効率化ツールの選定において、費用対効果のチェックは重要です。なぜなら業務効率化ツールは導入のコストよりも、導入後に節減できる費用が多くなってはじめて効果があったと評価されるためです。

このような観点から、「無料のツールならば良い」といわれるケースも多いのではないでしょうか。しかし有料でも大きくコスト削減につながるツールであれば、積極的に導入することをおすすめします。

なお無料や低コストのツールは、失敗してもダメージが少ない利点があります。スモールスタートの事業でも使えるため、導入するハードルが下がる点はメリットといえるでしょう。

サポート体制

ツールを使っていると、どうしても不明な点や確認したいポイントは出てくるもの。このような状況に備えて、質問できる窓口があるとベストです。適切な回答を迅速に提供するサポート体制が求められますが、電話にこだわる必要はありません。チャットや電子メールのサポートがあれば良いでしょう。

ただし無料のツールでは、サポート内容が限定されがちです。その場合でも充実したFAQなど、独力で問題を解決できる情報を備えたツールを選ぶと良いでしょう。

無料で使える業務効率化ツール4選

無料で使える業務効率化ツールは、数多く提供されています。予算を確保しなくても迅速に使い始められる点は、大きなメリットといえるでしょう。ここからはおもな4つのツールを取り上げ、特徴を解説します。

Google Meet

Google Meet

Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議システムです。無料版でも1回につき1時間までの会議を開催でき、100名まで参加可能。会議の上限回数はありません。もちろん、セキュリティも万全。パソコンでもスマートフォンでも参加可能な環境を用意しています。

離れた場所にいる方でも瞬時に対面で会話できるため、出張費と時間の節約につながります。無料で使えることも、業務効率化に大きく貢献するポイントです。

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams は、Microsoftが提供するコミュニケーションツールです。以下のとおり、ビジネスの遂行に役立つさまざまな機能を搭載しています。

・ビデオ会議(無料版は1時間、100人まで)

・チャット

・Web版のWord、Excel、PowerPointを利用可能

Officeとの連携が可能なことは、大きなメリットに挙げられます。Microsoft Teamsがあれば、業務を進められるといっても過言ではありません。もちろん業務効率化にも大きく貢献します。

Trello

Trello

Trelloは代表的なプロジェクト管理ツールの一つです。タスクを記したカードを画面に並べることで、プロジェクトの可視化を実現します。無料プランは機能が限られますが、それでも以下のとおり、プロジェクトの遂行に十分な機能を搭載しています。

・10件までボードを作成可能。カードの枚数は無制限

・無制限のストレージ

・毎月250回までコマンドの実行が可能

・スマートフォンアプリにも対応

電子化されたプロジェクト管理ツールなら、タスクの組み替えや内容の変更も簡単。業務効率化にも大きく貢献します。

HubSpot CRM

HubSpot CRM

HubSpotは、営業やマーケティングで代表的なクラウドサービスです。基本的には有料ですが、CRMは無料で使えます。基本的な顧客管理機能やコミュニケーション、ミーティングスケジュール設定機能を搭載していることが特徴です。

加えてHubSpot CRMの活用には、以下のメリットもあります。

・最大100万件のコンタクトを登録可能

・ユーザー数とストレージ容量の制限がない

CRMのなかには、高価なサービスもあります。HubSpotは追加コストをかけずに業務効率化を実現できる点で、優れたCRMといえるでしょう。

業務効率化ツールは目的をかなえられるものを選定しよう

せっかくツールを導入しても、業務の目的とツールが合致していないと業務効率化に貢献できません。このため業務効率化の実現には、業務に合ったツール選びが重要です。まずは業務の目的や目標をしっかり決めましょう。その後は十分な情報収集を行ない、ツールごとの特徴をよく把握することが重要です。好き嫌いにとらわれず、適切なツールを選ぶことが成功につながります。

最後に、業務効率化と関連して、企業におけるDXについて、日本のDX推進のキーマンとして経済産業省の研究会委員も務める山本修一郎さん(名古屋大学名誉教授)に、「日本のDXの現状」「DX人材」について伺った記事をご紹介します。

【インタビュー】DX時代に求められる人材とは〜日本のDXの課題とデジタルエンジニアの必要性

ぜひこちらも併せてご確認ください。

掲載日:2021/12/24

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