オンライン化とは？導入事例や法整備、補助金について解説

新型コロナウイルスの流行をきっかけに、人との接触を最小限に抑える動きが活発になりました。その影響を受け、さまざまなサービスや社会活動のオンライン化が進んでいます。民間企業ではテレワークを導入する企業が増え、政府も行政手続きのオンライン化に向けて法整備を進めています。

ここでは、デジタル化との違いやオンライン化したサービスの事例、オンライン化に関する法整備、オンライン化に活用できる補助金などについて解説します。

オンライン化とは

オンライン化とは、パソコンやスマートフォンなどの電子機器がインターネットに接続された状態を指します。オンライン化によってアナログ業務がネットワーク通信で行なえるようになるので、利用のされ方はさまざまです。

例えば、これまでは実際に会って行なっていた会議をビデオ通話にしたり、レジをPOSシステムに移行して自動化したりするなどが身近なオンライン化の例です。特に、新型コロナウイルスの流行をきっかけに出社する機会が減った分、移動しなくて済む方法や紙を使わずに電子ファイルで済ませる方法の導入が各社で進みました。

オンライン化とデジタル化の違い

オンライン化に似た概念としてデジタル化が挙げられますが、デジタル化という言葉は2つの文脈で使われます。

1つ目は、アナログのデータをデジタルデータに変換し、コンピューターが処理できる形に変えることです。紙の契約書を電子契約に移行するといった行為をデジタル化と呼びます。

2つ目は、IT技術でヒト・モノ・コトに関する情報をつなげてビジネスのあり方を変革し、新しい価値を創造することを指します。スマートフォンの位置情報を活用したマーケティング施策や、AIによる大量のデータ分析などがその例です。

一方で、オンライン化が意味するところは、これまでインターネットにつながっていなかったものをインターネットにつなげるところまでです。つながったデータの使い方やつながることによって効率的に変化するもの、新しく業務が生まれるところはデジタル化の範疇といえます。

オンライン化されたものがインターネットを介して、他のシステムやサービス・機器とつながり消費者に新しい価値を提供することで、デジタル化は実現していきます。

コロナ禍でサービスや教育のオンライン化が加速

新型コロナウイルスの感染拡大により、サービスや教育のオンライン化が加速しました。ここでは、オンライン化されたサービスの事例を紹介します。

行政手続きのオンライン化

行政手続きのオンライン化は民間企業に比べて遅れていましたが、新型コロナウイルスをきっかけに各行政でもシステム整備が進みました。全国に先駆けてオンライン化を推進しているところは、独自システムの導入を進めています。

例えば、大阪市では住民票の写しの交付などでオンライン化が始まりました。計画では行政手続きの約半分を2025年度末までにオンライン化する予定です。また、千葉市でも行政手続きを原則オンライン化するための動きが進み、電子化できる項目の洗い出しを始めています。

この他新潟県三条市では、独自システムではありませんが、マイナポータルの電子申請サービスを利用した手続きをオンライン化しています。

学校のオンライン化

教育機関のなかでも、特に影響を受けたのが大学です。キャンパスがほぼ封鎖状態となった学校もあり、多くの大学でオンライン講義やVR実習が採用されました。

例えば、受講する学生の多い講義は映像がオンラインで配信され、課題もインターネット経由で提出する形が増えています。オンデマンド形式をとって講義をいつでも何度でも見られるようにした大学もあり、従来の講義とは異なるスタイルの講義となりました。

またVR実習では、本来なら対面や該当の施設で行なう実習を、VRを使ってできるだけ現実に近い形で受講できるようになっています。

免許更新のオンライン化

2021年度からゴールド免許の保持者を対象に、免許更新のオンライン化が計画されています。通常は運転免許試験場や警察署を訪問して受講する必要がある講習ですが、オンライン化が実現すればスマートフォンの専用アプリで受けられるようになるのです。いつでもどこでも講習を受講することができ、運転免許試験場などへ出向く必要がなくなります。

この免許更新のオンライン化は、モデル事業として北海道・千葉県・京都府・山口県の4都道府県警での実施が計画されています。ただし、このシステムはマイナンバーカードの個人認証機能を使うため、カードの持ち主しか受講できません。

2024年度末の免許証とマイナンバーカード一体化のタイミングに合わせて、全国で本格導入されることが予定されています。

ビジネスをオンライン化するメリット

前述の事例は行政サービスや教育にオンライン化を導入したものでしたが、ビジネスにオンライン化を導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、ビジネスの場面におけるオンライン化のメリットを解説します。

移動にかかる時間とコストを削減できる

営業や商談をオンライン化できれば、移動時間と交通費をゼロにすることができます。遠方の顧客を訪問する際の出張費となる交通費や宿泊費、日当などもかからないため大幅なコスト削減を実現できるでしょう。

移動時間がなくなれば、資料作成やリサーチなどの事務作業に時間を使えるようになり、効率的に働けるようになります。より充実した提案や資料の提示につなげられると、顧客満足度も上げられるでしょう。

日程調整がしやすい

オンラインによる営業や商談は、実際に訪問するよりも訪問相手との日程調整がしやすい傾向にあります。約束の時間にパソコン前にスタンバイするだけなので、少しの空き時間でも対応しやすく、突然の時間変更なども比較的容易に行なえます。必要な情報は社内からいつでも持ってこられるので、話の流れで適切な情報をすぐに提供でき、出したかった資料を忘れるということもありません。

これまで、客先を何件も回る日は次の約束まで微妙な空き時間が生じたり、すべての打ち合わせの資料を持ち歩いたりといった苦労も少なくありませんが、オンラインではデスク上ですべてが完結します。

さらに、訪問を受ける側は、応接室や会議室の空き状況を気にする必要がありません。お茶出しなどの来客対応も不要になるので、来訪に対するハードルも下がります。

マーケットを全国に拡大できる

オンライン化すれば、営業先に地理的な制限がなくなり、全国の見込み客を相手に営業や商談を行なえます。

大企業は各地に支社を持ち、エリアごとに営業するスタイルが多くありますが、中小企業ではなかなか難しい戦略です。しかし、オンライン化によって規模が大きくない企業も全国への営業が容易に行なえるため、全国展開されている企業と戦えるようになります。

セミナーを開く場合も、オンラインセミナーにするだけで会場のキャパシティ以上の人に見てもらえるため一度に大きな効果を狙えるでしょう。

海外を含め、需要のある企業にすべてアプローチできれば、純粋に商談件数を増やすことも可能です。オンライン化するだけで、効率的に新規顧客を増やせる可能性が広がります。

ビジネスをオンライン化するデメリット

オンライン化にはさまざまなメリットがありますが、万能ではないので、もちろんデメリットも存在します。おもに以下のようなデメリットが挙げられるでしょう。

画面越しだと顧客の反応がわかりにくい

対面での打ち合わせであれば、相手の表情を見ながら臨機応変に商談を進められますが、オンラインでは反応を読み取るのが難しくなります。インターネットを介している分ラグもあり、間が取りにくいこともデメリットといえるでしょう。

沈黙を恐れて営業側が一方的に話をしてしまうと単なる商品紹介に終わり、相手から情報を引き出せなくなる恐れもあります。相手のニーズから外れた商談をしていては商談をしている意味がありません。

説明している間も相手の興味があるポイントを聞く時間をはさむなど、顧客がリアクションできる時間を作ることが大切です。

ネットワークや通信機器のトラブルに対応する必要がある

オンライン商談ではインターネット回線を利用するため、安定した通信環境を用意する必要があります。不安定だと雑音が入ったり、映像や音声が途切れたりといったトラブルが生じてしまいます。カメラやマイクの状態にも依存するため、不安な場合は商談当日と同じ環境を整えて問題なく通信できることを確認しておきましょう。

万が一、Web通話に不具合が生じた場合は、電話会議への切り替えを視野に入れておくことも大切です。インターネットの調子が悪くなるとメッセンジャーでのやり取りも難しくなるので、事前に電話番号を確認しておくなど、別で連絡が取れるような対策を打っておくと安心です。

オンライン化に関する法整備

政府は各種手続きのオンライン化に向けて、次のような政策をとり、法整備を進めています。

・官民データ活用推進基本法（2016年12月施行）

行政手続きだけでなく民間事業者も対象に含まれており、官民一体となってデータ活用を推進することを義務づけています。

・デジタル・ガバメント実行計画（2018年1月策定）

政府手続きをオンライン化して豊かな社会を実現するために、電子行政を目指す施策が実行計画として出されています。

・デジタル手続法（2019年12月施行）

オンライン化に関する基本原則や必要事項が設けられました。

しかし、コロナ禍において日本のデジタル化の遅れが露呈し、不都合が生じている場面も散見されます。政府は2021年9月をめどにデジタル庁を設置することで、官民両方でさらなるデジタル改革推進を目指しています。

オンライン化に活用できる事業者向け補助金

パソコン・タブレットといったインターネットに接続できる機器の購入やインターネット回線の強化など、オンライン化にはある程度の投資が必要です。オンライン化に活用できる事業者向けの補助金をうまく使えれば、少ない負担でオンライン化を実現できるでしょう。

IT導入補助金

中小企業や高規模事業者が申請できる補助金で、中小企業がITツールを導入する際の経費を一部補助してもらえます。A類型・B類型・C類型（特別枠）の3種類あり、業種と資本金、従業員数で対象が決まりますが、枠によって補助金の上限や下限額が異なるので注意しましょう。

2021年度の公募については未定のため、IT導入補助金を検討している方は公式サイトの確認が必要です。

小規模事業者持続化補助金

社員数の少ない企業や個人事業主が申し込める補助金で、事業の継続維持を目的に購入した設備（ソフトウェアなど）の費用を補助してもらえる制度です。補助率は経費の3分の2までとなり、50万円が上限です。申請対象かは従業員の人数次第なので、誰が従業員に含まれるか事前に商工会議所に相談しておくことをおすすめします。

申し込みの際には、商工会議所や商工会の助言を受けて経営計画の作成を行ない、申請書類に印鑑をもらいます。事業の維持継続が目的の補助金であるため、強みや売れる手段をきちんと伝えられる計画が必要です。

日本商工会議所の公式サイトには、補助の対象となるものなどが具体的に例示されているので、気になる方は確認してみましょう。

ものづくり補助金

中小企業が業務プロセスの改善などを行なうために、必要な設備費用を支援してくれる補助金です。一般型・グローバル展開型・ビジネスモデル構築型の3種類があり、それぞれ補助上限額が異なります。

一般型のなかには低感染リスク型ビジネス枠もあり、対人接触を避けるためのサービスやポストコロナのビジネスモデル構築などに向けての投資も補助金の対象です。

ものづくり補助金の公式サイトではよくあるご質問などで要件が説明されており、申請時の参考になります。審査項目や加点項目も整理されているので、確認しておきましょう。

今後企業のオンライン化は加速する

以前から、効率化や利便性向上のためにオンライン化は進められてきましたが、新型コロナウイルス感染対策の影響を受けて、その動きは加速してきました。今後は民間企業だけでなく、行政手続きや免許更新などもオンラインで完結できるようになります。

ビジネスにおいては、直接出向かずに済むオンライン商談やセミナーも増えました。ビジネスで商談などをオンライン化する際は、メリットだけでなくデメリットも押さえたうえで対策しておくことが重要です。

事業者向けの補助金などもあるので、コストを抑えてオンライン化を実現させたい方は、情報を集めて、制度を賢く活用しましょう。