今の業務を自動化して業務効率化を実現するとともに、ミスやコストも削減したい。自動化ツールの活用により、これらの要望をかなえることが可能です。

自動化ツールを業務効率化や業績アップにつなげるためには、ぜひ押さえておきたいポイントがあります。本記事では自動化ツールとは何か、また業務効率化につなげる5つのポイントを取り上げ解説します。

自動化ツールとは？特徴と適用可能な業務を解説

RPAとも呼ばれる自動化ツールはどのような特徴を持ち、どの業務に適用可能なのでしょうか。4つのポイントに分けて、確認していきましょう。

業務の一部を機械で自動的に行なうツール

自動化ツールは定型的な処理などを機械化し、ソフトウェアを用いて自動的に行なうツールです。人間の代わりにキーボードやマウスの操作を行なうツールと考えると、わかりやすいでしょう。繰り返しの作業を得意としているため、ボタンを押す、または日時を決める、などの操作のみで自動で実行させることが可能です。

これらの業務には、マクロも広く使われています。マクロはMicrosoft Officeの機能である一方で、自動化ツールは独立したソフトウェアという違いがあります。

自動化ツールが役立つ業務は幅広い

自動化ツールは、幅広い業務で活用できます。以下に挙げる業務は、代表的な例です。

・営業

・受発注や出荷

・在庫管理

・バックオフィス（経理、人事）

・顧客サポート

・システム開発や保守・監視

・工場など生産部門

パソコンをあまり使わない業務でも、自動化ツールを活用できる場面があることに注目してください。多くの業務で、自動化ツールの活用による効果が期待できます。

さまざまな自動化ツールが公開されている

業務効率化に役立つ自動化ツールは多種多様。貴社に合ったものを選べます。代表的な自動化ツールは、以下のとおりです。

・Automation 360

・BizRobo！

・Power Automate

・Robo-Pat

・UiPath

・WinActor

コストや機能はそれぞれ異なります。もちろん無料のツールも良い選択肢の一つ。しかし多少の費用を支払い貴社にフィットする自動化ツールを選んだほうが、費用対効果を高める場合もあります。事前によく比較検討して選ぶと良いでしょう。

自動化ツールが注目される理由

自動化ツールが注目される背景には、企業が業務効率化を迫られている、という事情があります。今後は長期間にわたって労働人口が減少する時代。さらに働き方改革により、労働時間の削減も求められています。同じパフォーマンスを短時間で発揮するためには、自動化ツールなどを用いた単純作業の機械化が必須です。

加えて、多様化するニーズへの対応とスピードが求められる、という理由もあります。人間でなければできない業務に、人的リソースを集中することが重要。機械化できる業務は自動化ツールに任せることで、これらの要求に対応できます。

自動化ツールを活用する4つのメリット

自動化ツールの活用には、多くのメリットがあります。ここからはおもな4つのメリットを取り上げ、詳しく解説していきます。

業務をいつでも迅速・正確に遂行できる

自動化ツールの代表的なメリットとして、業務をいつでも迅速・正確に遂行できる点が挙げられます。毎回同じ手順で確実に実行してくれることはメリットの一つ。人手による作業でありがちな、手順の失念や間違いによるミスを防止できます。

加えて自動化ツールは、24時間365日いつでも実行可能です。事前に実行日時をセットしておけば、深夜や休日でも作業可能。疲労や体調によるパフォーマンスの変化と無縁であることも、メリットに挙げられます。

限られた人材を有効に活用できる

業務拡大や業務量の増加は良いこともある反面、新たな従業員の確保という課題にも直面します。思うように新規採用を行なえなければ、今いる従業員でやりくりする必要に迫られます。

自動化ツールは定型的または繰り返しの多い業務を機械化することで、限られた人材を有効に活用し業績アップにつなげる有効な手法です。これによりクリエイティブな業務や対面を要する業務など、人間による対応がふさわしい業務に多くの人員を割けるメリットが得られます。

コストを削減できる

自動化ツールには、企業のコストを削減できるメリットも見逃せません。作業に従事する方の人件費を大きく削減できることは、代表的なメリットに挙げられます。

一方で自動化ツールには定期的に設定を見直すなど、メンテナンスの費用はかかります。有料のツールならば、利用料金などランニングコストもかかるでしょう。しかしこれらの費用を差し引いても、トータルで見ると多くのケースでコスト削減を実現できます。

ほかのアプリとも連携できる

自動化ツールのなかには、ほかのアプリと連携可能なものも少なくありません。アプリどうしを連携する機能を用いることで、業務効率化などの成果を得られます。プログラミングスキルのない方が使える点も、メリットといえるでしょう。

また一連の業務をすべて自動化ツールで連携し、人手を介さずに完結させることも可能。これはマクロでは得られない、自動化ツールならではのメリットです。

自動化ツールにはデメリットもある

自動化ツールの活用には、以下に示すデメリットもあることに注意が必要です。

・業務に合わないツールを使うと逆にコストが増大する

・ツールのプロセスが業務プロセスと乖離する場合でも、構わず処理を続けてしまう

・不具合などにより突然停止する可能性がある

・自動化ツールを通じて情報が漏洩するリスクがある

自動化ツールにより業務効率化と生産性アップを実現できても、ツールそのものの管理は人間が行なわなければなりません。セキュリティのチェックや稼動状況の確認、業務仕様との突き合わせなどを定期的に実施しましょう。メンテナンスを継続的に行なうことは、自動化ツールの有効活用につながります。

自動化ツールを業務効率化につなげる5つのポイント

自動化ツールは、導入しただけでは効果を発揮しません。業務に活かすためには、5つのポイントを押さえる必要があります。それぞれについて、順に確認していきましょう。

自動化の目的と目標を明確にする

自動化ツールの導入効果を得るためには、業務を自動化する目的と目標の明確化が欠かせません。なぜなら自動化ツールは、それぞれ得意とする業務や機能が異なるからです。やみくもに自動化ツールを導入すると、かえってコストアップになりかねません。自動化の目的や目標、優先順位をはっきりさせることは、適切なツールの選定につながります。

なかには、自動化に不向きな業務があることも忘れてはなりません。自動化ツールの効果が得られる業務を見極めたうえで導入しましょう。

コストパフォーマンスは重要なポイント

自動化ツールは見た目の価格にこだわらず、貴社にとって費用対効果の優れたものを選定しましょう。安価なツールを選んでも機能不足により目的を果たせなければ、ツールを導入した意味がありません。貴社が要求する条件を満たす自動化ツールのなかから、価格に見合った機能を備えるツールを選びましょう。

また有料の自動化ツールは、ランニングコストもかかります。コストパフォーマンスをチェックする際には初期費用だけでなく、ランニングコストも含めた額で比較することが重要です。

充実したサポートが得られるツールを選ぶ

充実したサポートも、重要なポイントに挙げられます。それはツールを使っていると、どうしても不明な点が出るため。気軽に質問できる窓口が用意されているツールなら、安心して使えます。導入支援サービスがあるツールもおすすめです。

海外製ツールのなかには外国語で問い合わせる必要がある、応対者が外国人であり日本語でのコミュニケーションがうまく取れない場合もあるかもしれません。ツールを選定する際には日本語でのサポートが受けられるか、応対者の日本語レベルは堪能かという点もチェックすると良いでしょう。

使い勝手の良さは現場に定着するかどうかを左右する

導入した自動化ツールは、現場で定着しなければ成功といえません。現場の従業員が自発的にツールを活用することは、求める結果の一つといえるでしょう。この結果を得るためには、ITに詳しくない方でもストレスなく使える使い勝手の良さが重要です。

このため自動化ツールの検討にあたっては機能だけでなく、UIも入念にチェックしましょう。現場で働く従業員がストレスなく使えるツールを選ぶことは、現場で定着するか否かを左右します。

現場が率先して使い続ける体制を整える

自動化ツールの導入にあたっては現場をバックアップし、率先して使い続けられる体制を整えることも重要です。代表的な項目を、以下に挙げました。

・導入や移行のサポートを行なう

・従業員向けの説明を十分に行ない、誰でも使えるようにする

・現場向けに必要かつ十分な情報を厳選し、わかりやすく記したマニュアルを作成する

・必要に応じて業務フローを改善・変更する

また本稼働後も業務フローとマッチしているか定期的に確認することで、安心して使い続けることが可能です。

業務効率化には目的を持ち、適切な自動化ツールの選定が重要

自動化ツールは、ただ導入すれば効果を上げるものではありません。以下に挙げる3つの要件を満たすツールを選ぶことが、成功への道しるべとなります。

・業務の課題を解決できる

・コストパフォーマンスに優れる

・ITに詳しくない従業員でも、積極的に使いたくなる

このためには目的を持ち目標を設定したうえで、適切な自動化ツールの選定が重要です。検討項目は多岐にわたりますが安易に妥協せず、貴社の発展につながるツールを選びましょう。

掲載日：2022/01/21