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今すぐ役立つ!ITサービス&ツールズ
複数のWordやExcelのファイルをまとめて印刷できる
「Office文書一括印刷ツール」

2011.02.17

「Office文書一括印刷ツール」は、その名の通り、複数のOffice文書をまとめて印刷することができるツールだ。一括印刷というめんどうな作業を省力化してくれるため、定期的に多数のファイルを出力しなくてはいけない場合に重宝する。

画面:Office文書一括印刷ツール

日々の業務の中で、WordやExcelで作られた多くのOffice文書をまとめて印刷しなくてはいけない機会がたびたびある人は多いのではないだろうか。例えば、複数のスタッフから提出された日報や月報を、会議に向けてまとめてプリントしなくていけない場合。あるいは得意先との商談にむけて、会社で販売する製品の資料を一括印刷して持参したい場合などだ。会議や商談の直前になってまとめて印刷するように指示され、慌てたことがある人も多いに違いない。

もちろん、こうしたOffice文書をWordやExcelといったアプリケーションソフトでひとつずつ開いて印刷するのは、とくにその作業自体が難しいわけではない。しかし複数のファイルをひとつずつ開いたり閉じたりしていると相当な手間がかかるし、まとめて開けるとリソースを消費してPCが不安定になることも少なくない。またこれらの作業を異なるタスクと並行して行おうものなら、どのファイルまで印刷したのか途中で分からなくなることもしばしばだ。

こうした場合に活躍するのが本ソフトだ。多数のファイルをひとつずつ開けることなく、一括して印刷できてしまうので、労力が大幅に削減できる。しかもファイルをいちいち選択しなくとも、フォルダを選択するだけで中にあるファイルをまとめて印刷してしまえる上、下層にあるサブフォルダ内のファイルまでも一括で印刷できてしまうので、どれだけファイルの数が多くとも選択の手間がかからないというおまけつきだ。

では使い方を見ていこう。とはいっても画面は冒頭に挙げたメイン画面ひとつだけなので、主にオプション項目や挙動について説明する。

ソフトのインストールが完了すると、デスクトップ上にショートカットが作られる。これをダブルクリックすることでメイン画面が起動するが、後述するフォルダをドラッグ&ドロップすることで起動する方法もある。

画面:ショートカット

メイン画面。印刷対象となるファイルは基本的にフォルダごと選択する形になるので、必要なファイルだけを隔離しておくのが望ましい。

画面:メイン画面

本ソフトは下層のサブフォルダ内のファイルについてもまとめて印刷対象に指定できる。具体例を挙げると、毎日スタッフから提出される営業日報のファイルを[年度別]-[月別]-[スタッフの名前別]という階層で保存していたとする。以下のようなケースだ。

画面:サブフォルダ内のファイル

この場合、スタッフの名前のフォルダを指定すればそのスタッフの営業日報をまとめて印刷できるし、上位の月別のフォルダを指定すれば、その月に提出された各スタッフの営業日報をまとめて印刷できるというわけだ。ここではスタッフの名前のフォルダを指定している。

画面:Office文書一括印刷ツール

印刷対象となるのはWordとExcelのファイルで、docおよびxlsはもちろん、Office2007形式のdocx、xlsxにも対応する。同じフォルダ内にそれ以外のファイル、例えばPDFや画像ファイル、テキストファイルなどが含まれていた場合は、すべて無視される。このほか、チェックボックスを操作することにより、印刷対象をWordとExcelのいずれかに絞ることもできる。

画面:Office文書一括印刷ツール

また本ソフトのメリットとして、Excelのワークシートをまとめて印刷できることが挙げられる。エクスプローラ上でExcelファイルを右クリックして[印刷]メニューを選択した場合、アクティブになっているワークシートしか印刷されないが、本ソフトを使えば複数のワークシートをまとめて印刷できるので、例えば売上データを月ごとにワークシートに分割していて一括印刷したい場合などに、労力を減らすことができる。

画面:Office文書一括印刷ツール

印刷を実行すると、PC側で指定されている「通常使うプリンタ」に送信される。挙動については基本的にプリンタ側に準じるので、一般的なインクジェットプリンタやレーザープリンタであればとくにダイアログなどを出さずに送信されるし、Adobe Acrobatなどの仮想プリンタを指定した場合は、ファイルをひとつ処理するたびに保存先を尋ねるダイアログが表示される。

注意点としては、基本的に操作を簡略化して所要時間を短縮するソフトであるため、プレビュー画面などが出ないことだ。あらかじめ印刷範囲などが設定されているファイルであれば問題がないが、他人からもらったファイルをいきなり印刷するのはリスクもある。印刷範囲をきちんと把握してあるファイルに限定されると考えてよいだろう。また、バックアップファイルやテンプレートファイルを同じフォルダや下層フォルダに入れているとうっかりまとめて印刷してしまいかねないので、じゅうぶんに注意すべきだ。

ともあれ、こうした大量印刷を定期的に行う人にとっては非常に便利なソフトなので、インストールして日頃から挙動の癖をつかんでおけば、いざという時に重宝するだろう。

ソフト名
Office文書一括印刷ツール

作者
sekikn氏

利用料
無料

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山口真弘プロフィール

テクニカルライター。PC周辺機器メーカー2社を経てコンサルティング会社でユーザビリティ改善業務に携わった経験から、ユーザ視点による製品やサービスの使い勝手の評価が専門分野。Impress Watch、ITmediaなどのWeb媒体を中心に活動中。
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