日々、人との約束や締め切りに追われてばかりいると、いわゆる「緊急じゃないけど重要なこと」が手つかずのままになってしまうことがあります。

「緊急じゃないけど重要なこと」とは、たとえば次のようなものです。

• 10年後にどうなっていたいかを考える
• 英会話のレッスンを受ける
• ジョギングの習慣を身につける
• 読んだ本の内容を実践する
• 『ONE PIECE』を全巻読破する

内容はさまざまですが、共通点は次の2つです。

1. 「時間ができたらやろう」と後回しにしたくなる
2. やってもすぐに結果が出ない

1については、言い換えれば「すぐに手をつけられない」ということです。

その理由が2です。人は結果が得られないことに対してはどうしても消極的にならざるを得ません。「戦ってもどうせ勝てない」「今から行っても間に合わない」などなど、やる前からやらない理由でブロックしてしまうのです。

でも、「勝てる人」や「間に合う人」が現実にいるわけですから、このブロックは乗り越えられるはずです。そして乗り越えない限り前に進むことはできません。

「勝てる人」や「間に合う人」というのは「緊急じゃないけど重要なこと」に倦まずたゆまず取り組んでいる人です。オリンピックにおける金メダリストや成功した起業家たちは、地味で地道なトレーニングやルーチンを日々淡々とこなしているはずです。

何かとっておきの必殺技があって、それを駆使することで、一瞬にして筋力がアップしたり、売上が急上昇するわけではない、ということです。

では、彼らのように地味で地道な努力を継続するには、どうすればいいでしょうか。

そのためのポイントを3つに分けてご紹介します。

1. 日々の定型作業の中に組み込む
2. 完了したことを実感できる仕組みをつくる
3. 繰り返し頻度を変えて、微調整する

1．日々の定型作業の中に組み込む

日々欠かさずやっていることというのがあるはずです。言ってみれば、すでに動いているベルトコンベアに一緒に載せてしまう、ということです。

こうすることで、「ついでに」できるようになるため、ブロック（＝取りかかる抵抗）を和らげることができます。

僕自身は、Toodledoというタスク管理ツールを使って、日々のルーチン作業をこなしています。

具体的には、以下のようなチェックリストです。

「夜の整理レシピ＠PC」というのは、一日の終わりにその日の整理をするための一連の定型作業の集まりです。「＠PC」はPCで行える作業という意味合いです。一方、「夜の整理レシピ＠オフィス」の方はオフィスで行える作業です。

たとえば、出張に出かけている時はオフィスにいませんから、「夜の整理レシピ＠PC」だけを行えばOKということです。

ここで、新しい習慣を組み込むなら、それがPCで行えるものなら「夜の整理レシピ＠PC」にぶら下げればいいですし（＝サブタスクとして追加する）、オフィスでしか行えないなら「夜の整理レシピ＠オフィス」に追加するわけです。

たとえば「夜の整理レシピ＠PC」の中にある「ロディア：Evernoteに転記」は、その日一日の中でロディア（手のひらサイズのメモ帳）に書き付けたメモを読み返して、必要なメモはその場で処理したり、Evernoteに入力したり、あるいはスキャンして画像としてEvernoteに取り込んだり、といった一連の作業を指します。

メモしたことというのは、重要なものである場合がほとんどですので（だからメモをしているわけです）、その日のうちにしかるべき処理をしておくことが望ましいといえます。

溜めてしまうと、大仕事になって取りかかりにくくなってしまいます。

2．完了したことを実感できる仕組みをつくる

組み込む時のコツは、なるべく細かい作業に分解することです。こうすることで、チェックボックスにチェックを入れる回数が増えます。単純なことですが、たくさんチェックを入れられる方が「終わった！」「処理した！」という実感が強まります。

先ほどの例でいえば「左手ボードの上のモノを1つ廃棄/収納」や「用整理ボックスのモノを1つ廃棄」といった作業群は、単に「オフィス整理」などと1つにまとめることもできるでしょう。

それを細かく分けることによって、やることが明確になることに加え、やりモレもなくなりますし、何よりも1つ1つ「終わった！　終わった！　これも終わった！」と終わらせる快感を強めることができます。

快感があれば、習慣化しやすくなります。逆に少しでも面倒だな、と感じれば習慣化は難しくなってしまいます。

3．繰り返し頻度を変えて、微調整する

このようにして作業を増やしていくと、当然ですが作業時間が伸びていくことになります。ベルトコンベアがいっぱいになってしまうのです。

たとえば、現状の「夜の整理レシピ＠PC」は15〜30分程度かかっています。もしこれが1時間を超えるようだと、取りかかる前から躊躇してしまうようになるでしょう（正直なところ30分でも少し長いな、と思っていますが、それに見合う効果を実感できているのでよしとしています）。

そこで、作業内容に応じて繰り返し頻度を調整するようにします。毎日やらなくてもいい作業であれば、3日に一度などのように頻度を下げるのです。

Toodledoでは以下のように繰り返し頻度を自由に調節することができます（1日おきから3日おきに変更）。

たとえば、僕自身はGmailの受信トレイをカラにする（＝Inbox Zero）というルーチンを毎週日曜日に設定しています。こうすることで、受信トレイに残っているメール（＝未処理のメール）を集中して片づける時間を週に1度もてるようになります。

もしここで、週に1度では溜まりすぎて1回あたりの処理時間が多くなってしまう、ということであればもう少し頻度を上げるようにします。

気が向いた時とか、思いついた時、といった規則性のない頻度では、うっかりやり忘れて気づいた時には量が膨大になって手が付けられなくなってしまいます。

意図的かつ機械的にスケジュールを組み、一回一回の負荷を抑えながら無理なく処理できる体制を作ること。それが「緊急じゃないけど重要なこと」を粛々と進める上では重要です。

※参考記事

1. ロディアを使い始めて改めて気づいた大切な2つのこと
2. メールのための GTD、「Inbox Zero」の実践