前回は「時間とタスクと進捗の3つを同時に管理する方法」をご紹介するにあたって、この方法を思いついた経緯を書きましたが、まとめると次の通りです。
・分量が200ページを超えるマニュアルの改訂作業を担当していた
・締め切りまでにきちんと仕上がるかが気がかりだった
・そこで、全体スケジュールの作成と残り作業一覧を作ることにした
・あとは、スケジュールに沿って進めるだけ

今回は、全体スケジュールと残り作業一覧から、いかにして毎日のスケジュールに落とし込んでいくかについて掘り下げていきます。すなわち、日次スケジュールの作り方です。ポイントは次の3つです。
1．残り作業一覧から今日中に終わらせるべき作業を選出する
2．朝の時点で今日中に終わらせるべき作業が終わる見通しを得る
3．遅れが発生した際でも混乱することなく立て直しができる

●1．残り作業一覧から今日中に終わらせるべき作業を選出する

残り作業一覧は、いわゆるタスクリストであり、今日だけでなく今後やるべき作業がすべて載っているリストです。何か新しい作業を思いついたり、上司から飛び込みの作業依頼があれば、リストはどんどん長くなっていきます。そうなると、リストのうちどこからどこまでを今日中に終わらせなければいけないかを明らかにする必要が出てきます。

タスクリストをクローゼットに見立てれば、たくさんある服のうち今日はどれを身につけていくかを決めるようなものです。どれを着るかを決めないうちに「とりあえず着そうな服はすべて持っていこう」などと言って着もしない服を2着も3着も持って出かける人はいないはずです、出張でもない限りは。

つまり、家を出る前までに着ていくべきひとそろいの服を選出し終える必要がある、ということです。

仕事でも同様で、たくさんある仕事のうちどれとどれについて今日中に決着をつけるのかを仕事に取りかかる前に決めておく必要があるのです。さもないと、余計な荷物を抱えて一日を過ごすことになってしまいます。常に 「あれもやらなきゃ、これも終わってない」 という気がかりを抱えながら仕事をするはめになるのです。

●2．朝の時点で今日中に終わらせるべき作業が終わる見通しを得る

「今日中に終わらせなければいけない作業」を選出する上で注意すべきことは、「とにかく終わらせなければいけないから」という義務感で臨まないことです。仕事ですから「終わらせなければいけない」のは当然なのですが、義務感が強すぎるとどうしても「やらされ仕事」になってしまいます。気持ちよく仕事ができなくなるのです。

そこで、「今日中に終わらせなければいけない作業」はきちんと今日中に終わる、という見通しを得ることを最優先します。具体的には、前回もご紹介したように、個々の作業ごとに所要時間を見積もることです。そして、全作業の所要時間を合計することで、その日に終わらせるべき作業を終えるのに必要な時間がわかります。

その時間が8時間を超えていれば、超えた分は残業でカバーしなければいけないということになります。

単に作業の一覧だけを眺めているだけでは本当に終わるかどうかわかりませんが、所要時間を見積もって合計することで、それが明らかになるのです。

もちろん、すべての作業が見積もった所要時間ぴったりで終わることが前提ではありますが、時間の見積もりの精度が上がれば、この見通しは信頼に足るものになり、例えば、朝の時点で 「よし、今日は定時で帰れるぞ」 という見通しと手応えが得られるようになります。時間の見積もりの精度を上げる方法については次回以降で詳しくご紹介しますが、一言でいえば、一日の終わりにその日の仕事を振り返り、実際に掛かった時間と見積もった時間とのギャップを確認する、という復習を欠かさないことです。つまり、見積もりを現実に近づけていくわけです。

●3．遅れが発生した際でも混乱することなく立て直しができる

スケジュールを立てても実際の仕事はなかなか予定通りにいかない、という声をよく耳にします。そして、どうせ予定通りにいかないのだから、ということでスケジュールを立てずに勢いで仕事をする人も少なくないようです。もちろん、ひっきりなしに電話がかかってきたり、新規事業立ち上げの真っ最中など、特殊な状況はこの限りではありませんが、やはり基本はスケジュールを作り、これに沿って仕事をすることです。

先ほどの「今日中に終わらせるべき作業の見通しを得る」とは、スケジュールを作ることにほかなりません。具体的には、その日に終わらせるべき作業を取りかかる順番に並び替え、それぞれに何時から取りかかるのかを決めておくことです。それがわかっていれば、 「今やっている作業は○○時までに終えないといけない！」 という“プチ締め切り効果”が得られます。

以上は、理想どおりに仕事に取り組めた場合の話ではありますが、ここで実現していることは、時間とタスクの管理の両立です。終わらせるべきタスクをきちんと終えるために必要な時間をあてがうわけです。

とはいえ、何でもそうですが仕事にも例外はあります。見積もりから大幅に超過したり、予定外の作業依頼が入るなどして、後続の作業のための時間が食われ始めるケースです。

こうなった時に把握するべきことは、次の3つです。 1．実際にどれだけの時間のロスが発生したのか？
2．それによって終わらせるのを諦める作業はどれか？
3．翌日のスケジュールへの影響はいかほどか？ 遅れたり予定外作業が入って来たりすると、時間的なダメージもさることながら、精神的なダメージも被ることになります。場合によっては、10分の中断のためにやる気が削がれて、30分以上ものロスになることもあります。 「どうせ遅れているんだから、10分も20分も変わらないだろう」 というやけくそな気持ちが生まれてしまうのです。こうしたことを防ぐには、やはりどれだけの遅れが出たのかの“被害状況”を具体的な数字で把握し、立て直しを図ることです。そのためには、一日の作業一覧と作業時間を管理するためのツールがあると便利です。

これについては、次回ご紹介します。