前回は「タスク管理」を「タスク」と「管理」の2つのパーツに分けた上で「管理」について掘り下げました。要点をまとめると、次の3つのステップになります。 1．現在の自分の仕事を知る（どんな作業があるのか？）
2．本来の目的に沿って取捨選択をする（不要な作業はどれか？）
3．得られた成果を評価する（ビフォー・アフターを見比べる＝2は正しかったか？） これらを踏まえて、今回以降は僕自身が日々の仕事で実践している時間とタスクと進捗の3つを同時に管理する方法をご紹介します。

そもそもこのようなことを考え始めたきっかけは今から10年前にさかのぼります。
当時は、システム開発会社の正社員で、とあるプロジェクトのメンバーとしてマニュアル作りの仕事を担当していました。マニュアル作りといってもすでにある旧版のマニュアルを改訂していくものでしたので、作業自体はさほど複雑ではありません。とはいえ、分量が200ページを超える「大作」でしたので、締め切りまでにきちんと仕上がるかが気がかりでした。
この作業で明らかにすべきことは次の3つです。 1．締め切りまでにきちんと仕上がるか？（全体スケジュールを作る）
2．残り作業はどれだけあるか？（残り作業一覧を作る）
3．今日はどこまで終わらせれば良いか？（日次スケジュールを作る）

●1．締め切りまでにきちんと仕上がるか？（全体スケジュールを作る）

まずは何はともあれ締め切りに間に合わせなければいけません。そのためには、締め切りまでの時間で目の前の作業をすべて終えられるのかを知る必要があります。すると、その前提として何をすれば「すべて終わった」ことになるのかが明らかになっていなければいけません。

●2．残り作業はどれだけあるか？（残り作業一覧を作る）

そこで、残り作業一覧を作ります。「早く仕事を終わらせなければ！」というはやる気持ちを抑えて、とにかく思いつく限りの作業を書き出します。その際、紙に書き出すのも良いですが、おすすめはExcelに書き出すことです。2列を使い、1列目に番号を、2列目に作業内容を書きます。以下のように10刻みで書くと後から思いついたことを割り込ませることができるので便利です（番号は並び替える際に使います）。

10　マニュアル全ページをざっと見る
20　図表の一覧を作る
30　5ページだけ改訂作業をやってみて時間を計る

例えば、以下は後から「つまずきそうなページに付箋を貼る」という作業を後から追加しています。

10　マニュアル全ページをざっと見る
15　つまずきそうなページに付箋を貼る
20　図表の一覧を作る
30　5ページだけ改訂作業をやってみて時間を計る

このように、実際に仕事に取りかかる前に可能な限り作業を洗い出すことによって、仕事の全貌が一望できるようになります。やみくもに仕事に取りかかって出口の見えないトンネルをひた走るよりも、コース全体を把握した上で現在地を確認しながらマイペースで走る方が不安も少なく、確実にゴールに近づくことができるはずです。
もちろん、取りかかってからでも、事前に洗い出しきれなかった“伏兵”的な作業もあるでしょう。でも、事前に作業を洗い出す目的はコース全体を把握することですから、「走り始めたら雨が降ってきた」というような予測困難な事態については潔く諦め、とにかく前に進むことです。
今回の仕事であれば、次のような場合がこれに当たります。

ざっと見た限りでは1ページあたり15分あれば終わるだろうと踏んでいたものの、実際にやってみたらシステムの開発者や担当者に質問をしたり、調べたりといった付加的な作業が必要になるページがあることに気づいた。

ここで大事なのは、こういった予測困難な事態が起こりうるということを受け入れることです。具体的には、そのための時間を空けておくことです。もちろん、予測困難なのですからどれだけの時間を空けておけばいいかはわかりません。でも、たとえ15分でも「ここは何も予定を入れてはいけない」とブロックしておくことによって、精神的に楽になります。
こうして作業を洗い出したら、今度は作業ごとにだいたいの所要時間を書き込んでいきます。

10　マニュアル全ページをざっと見る（30分）
15　つまずきそうなページに付箋を貼る（？）
20　図表の一覧を作る（60分）
30　5ページだけ改訂作業をやってみて時間を計る（30分）

こうすることで、ざっくりとではありますがトータルでかかる時間が割り出されます。上記の例ではざっと2時間というところです（30分＋60分＋30分＝120分）。

もう一つ、所要時間を考えようとすれば、おのずとその作業を具体的にどのように行うかに意識が向かいます。すると、どれぐらいの時間がかかるのか想像がつかないような作業については、手が止まるはずです。上記の例では「つまずきそうなページに付箋を貼る」がそれです。次の2つが原因です。 1．「つまずきそうなページ」がいったい何ページあるのかが不明
2．「つまずきそう」の判断基準が不明 つまり、所要時間を見積もろうとすることによって、仕事に対する自分の認識の甘さを事前に知ることができるのです。「まぁ何とかなるだろう」という、良く言えば楽観的、悪く言えば投げやりなスタンスの入る余地がなくなるのです。
こうして、すべての作業について具体的に何をすればいいのかを、所要時間とともに明らかにできれば、あとは行動を起こすだけです。

●3．今日はどこまで終わらせれば良いか？（日次スケジュールを作る）

それが、この段階です。仕事全体でどれだけの作業があるのかを把握し、トータルでかかる時間を見積もり、その上で日々のスケジュールに落としていきます。
とは言え、会社で仕事をする限りはこの段階でやっておくべきことが1つあります。これについては、次回に譲ります。