前回は、「スピードアップよりスタートダッシュ」ということで、仕事にすぐに取りかかるためのポイントを2つご紹介しました。

1．タスクリストの項目を作業レベルに分解する
2．その日のタスクリストの項目すべてを終えられる見通しを持つ

前回は1について「部署内の送別会を開催する」というサンプルとともに解説しましたので、今回は2について掘り下げていきます。

そのタスクリストは「やる気」を与えてくれるか？

タスクリスト（Todoリスト）をつくることについては、さまざまな本に書かれていることですから、実践されている方も多いかと思います。

1日単位の長大なリストもあれば、これからやろうとしている仕事の手順をモレなく把握するための備忘をかねたミニリストもあるでしょう。いずれの場合であっても、リストをつくることによって、仕事全体の見通しが得られるというメリットが得られます。

とはいえ、リストの項目があまりにも多すぎたり、項目が少なくても以下のように各項目の作業内容があいまいだったりすれば、タスクリストとしてはあまり役に立ちません。

●今日のタスクリスト
・ クレーム対応
・ 企画書作成
・ 来週のプレゼンテーマを考える

いずれも、「やらなくては！」という想いは伝わりますが、実際に取りかかろうとすると具体的に何をすればいいのかがよくわからず、手が止まってしまいます。そうなると、「とりあえずメールチェックしてから考えよう」「コーヒーを入れてからにしよう」などなど、思いつく限りの言い訳を並べてなかなか仕事に向かえなくなるのです。

仕事をやらなければならないことは十分すぎるほどにわかっているのに、どこから手をつけていいのかがわからない。ゴールは見えているのにスタート地点がどこだかわからないようなものです。

逆に、仕事にスムーズに取りかかることができて、迷うことなく手を動かせる時もあります。いったい何が違うのでしょうか。それは「見通し」が具体的に把握できているかどうかに尽きます。

たとえば、「企画書作成」であれば、その仕事を始めようとするときに「まず何をすればいいのか」が明らかになっていて、しかもその最初の作業がどれぐらいの時間で終わるのかが把握できていれば、安心して取りかかることができます。以下、例です。

・ 企画書によって実現したいゴールを100字で書く
・ 企画書の対象者が課題に感じていることを3個リストアップする
・ なぜ自分の企画がその課題に応えられるのかの理由を書く

このように「100字」や「3個」や「理由」など、企画書という巨大なカタマリに比べると格段に扱いやすい大きさに分割することで、「これくらいなら10分でできそうだな」といった具体的な見通しが得られるのです。

見通しさえ得られれば「よし、じゃぁ会議が始まるまでのスキマ時間にやってしまおうか！」というやる気もわいてくるでしょう。やる気が発揮できるかどうかは、本人のコンディションや仕事自体の難しさよりも、その仕事を"食べやすい"大きさに切り分けられているかどうかによって左右されるのです。

時間で区切る、数量で区切る

そこで、タスクリストをつくったのであれば、次の2つの観点でチェックをしてみてください。

1．リストの各項目はすぐに取りかかれるくらい具体的か？
2．リストの各項目は時間または数量で表現できるか？（何分かかる？　何個つくる？）

特に時間が見えていることは重要です。1つ1つの作業が5分や10分であったとしても、それを集めたものが一日の仕事になるわけですから、何を今日中にやり、何を翌日以降に回すかを選り分けるうえで、時間がカギになるのです。

以下のフォームを使ってみてください。これは、Excelでつくったシートですが、普通にタスクを書き出すのに加えて、その横に時間を記入できるようになっています。さらに、現在時刻と残りの未完了タスクの合計時間から終了予定時刻（退社時刻）を割り出す機能もついています。

使い方は以下の通り。

1．タスクを書き出す
2．タスクごとにとりかかる時間帯を「節」に入力する（9:00〜12:00 → B、12:00〜15:00 → Cなど）
3．タスクごとにかかる時間を「見積」に入力する（時間単位；30分 → 0.5）
4．1つ仕事が終わるたびに「完了」に「1」を入力する（自動的に「■」になり、終了予定時刻が更新される）

画面上部には時間帯ごとにどれぐらいの作業が割り当てられているかがわかるようになっていますから、どの時間帯が"混み合っているか"もわかります（たとえば、図では「C」の12:00〜15:00に3.5時間分の作業が割り当てられていますから、これは枠をオーバーしていることを意味します）。

つまり、このシートに仕事を書き出すことで、本当にすべての仕事を終えられるのか、そしてそれが何時に終わるのかが即座にわかるようになる、というわけです。

ダウンロードはこちらからどうぞ。

※使用するには、Microsoft Excelが必要です。