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シゴトが楽しくなる!エンジニアのための時間活用術!自動返信や自動転送で仕事のモレをなくす

2008.12.19
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前回は、日々やり取りしているメールに注目し、次の3つの視点で共通部分をくくり出すことで、メールにかける時間を減らす方法をご紹介しました。

1.繰り返し使っているフレーズはないか?
2.短い期間に頻繁にやり取りをしているメールはないか?
3.もう二度と書けない名文(自称)はないか?

今回は、メールそのものではなく、メールの返信の仕方やチーム内でのメールの流れに注目して、メールにかける時間を減らす方法を考えていきます。

ポイントは、返信と転送の敷居を下げること。具体的には自分で返信ボタンや転送ボタンを押さなくても、「お決まり」のメールについては、自動的に返信や転送が行われるようにすることです。

自動返信と自動転送

Beckyには、メールを指定した条件に従ってフォルダに振り分ける機能があります。メールソフトによっては「フィルタ機能」と呼ばれることもありますが、とにかく自分で目的のフォルダにメールをドラッグ&ドロップしなくても、送信者や件名などから自動的に判定されて振り分け処理が行われるため、自然とメールの整理ができて便利です。

とはいえ、振り分けるだけでは整理はできますが具体的なアクションは何も行われていません。整理した後の仕事は人がやらなければならないのです。

そこで登場するのが、自動返信および自動転送です。

Beckyの場合、単にフォルダに振り分けるだけでなく、特定のアドレス宛てに返信したり転送したり、といったことができます。

以下手順をご紹介します。

1.メニューから「ツール」 → 「フィルタリングマネージャ」を選択します
メニュー

2.「新規ルール」ボタンをクリックします
新規ルール

3.条件を設定し、アクション欄に「自動返信する」を選択します
フィルタ


4.テンプレート欄にテンプレート名を入力します(実際には一覧から選びます)
自動返信

ここでは、「shiryoseikyu@dummy.co.jp」宛てに届いたメールについては「資料請求」というテンプレートのメールを返すように指定しています(テンプレートについては前回の記事を参照)。

通常であれば、こうした仕組みはサーバー側で「自動返信スクリプト」のようなものを用意しなければ実現できないものですが、さほど頻度が多くないのであれば、今回ご紹介した方法で十分に対処できるでしょう。

ただし、自動返信スクリプトと違って、この自動返信はコンピュータの使用者がBeckyを立ち上げている状態で、メールの送受信を行った時にしか有効ではありません。メールの自動振り分けの一環として行われるものだからです。

人のパソコンから必要なファイルを取り寄せているイメージそこだけ注意すれば、例えばチーム内で特定の情報(例えばマニュアルなど)をシェアするような場合に、マニュアルの更新担当者が常にそのファイルをアップデートして、自分のメールテンプレートに反映させていれば、ほかのメンバーはそこからマニュアルファイルを「取り寄せる」ことができるようになります。

もちろん、こうしたことをするにはそのファイルをチームの共有サーバに置いておくという方法があります。でも、社外にいるメンバーはVPNなどの環境が整備されていなければ、アクセスできないでしょう。今回ご紹介した方法であれば、メールアドレスさえ知っていれば取り寄せることができるわけです。

また、自動返信と同様に、自動転送も可能です。例えば、特定の件名のメールはすべてチームのメーリングリストに転送する、といったことがあなたの手を煩わせることなくできるわけです。



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大橋悦夫プロフィール

大橋悦夫

1974年生まれ。上智大学外国語学部英語学科を卒業後、ソフトウェア技術者、テクニカルライター、専門学校講師などを経て、有限会社サイバーローグ研究所を設立、仕事を楽しくする「仕組み」の研究に従事。その成果は、ブログ・仕事を楽しくする研究日誌『シゴタノ!』にて公開するほか、各種連載や書籍、セミナーにて解説している。

著書に『成功ハックス』(青春出版社)、『スピードハックス』『チームハックス』(日本実業出版社) 、『LifeHacksPRESS Vol.2』(技術評論社)、『「手帳ブログ」のススメ』(翔泳社)、『そろそろ本気で継続力をモノにする!』(日本能率協会マネジメントセンター)がある。

大橋悦夫プロフィール